Politika varstva osebnih podatkov in zasebnosti

Namen politike varstva osebnih podatkov je seznaniti posameznike, uporabnike storitev, sodelavce, zaposlene ter druge osebe (v nadaljevanju: »posameznik«), ki sodelujejo z Romb d.o.o., Dvor 41, 3240 Šmarje pri Jelšah (v nadaljevanju: »podjetje«) o namenih, pravnih podlagah, varnostnih ukrepih in pravicah posameznikov glede obdelave osebnih podatkov, ki jih izvaja naše podjetje v okviru delovanja portala KdajBi.si.

Podjetje je lastnik portala www.KdajBi.si

Cenimo pravico do zasebnosti, zato vaše podatke vedno skrbno varujemo in z njimi ustrezno ravnamo.

Osebne podatke obdelujemo v skladu z evropsko zakonodajo (Uredba (EU) 2016/697 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o pretoku takih podatkov (v nadaljevanju: »Splošna uredba«)), veljavno slovensko zakonodajo s področja varstva osebnih podatkov in drugo zakonodajo, ki nam daje pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov.

Politika varstva osebnih podatkov vsebuje informacije, na kak način naše podjetje kot upravljavec obdeluje osebne podatke, ki jih prejme od posameznika na osnovi pravnih podlag, ki jih opisujemo v nadaljevanju.



1) Upravljavec

Upravljavec osebnih podatkov je podjetje:

Romb d.o.o.

Dvor 41, 3240 Šmarje pri Jelšah

E-pošta: KdajBi.si@gmail.com

Telefon: +386 41 651 026



2) Kontaktna oseba za varstvo osebnih podatkov

Posamezniki, na katere se nanašajo osebni podatki, lahko glede vseh vprašanj, povezanih z obdelavo njihovih osebnih podatkov in uresničevanjem njihovih pravic v skladu s Splošno uredbo stopijo v kontakt s kontaktno osebo za varstvo osebnih podatkov, ki je dosegljiva po e-pošti: KdajBi.si@gmail.com



3) Osebni podatki

Osebni podatek pomeni katero koli informacijo v zvezi z določenim ali določljivim posameznikom; določljiv posameznik je tisti, ki ga je mogoče neposredno ali posredno določiti, zlasti z navedbo identifikatorja, kot je ime, identifikacijska številka, podatki o lokaciji, spletni identifikator, ali z navedbo enega ali več dejavnikov, ki so značilni za fizično, fiziološko, genetsko, duševno, gospodarsko, kulturno ali družbeno identiteto tega posameznika.



4) Nameni obdelave in podlage za obdelavo podatkov

Podjetje zbira in obdeluje vaše osebne podatke na naslednjih pravnih podlagah:

  • obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;

  • obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;

  • obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba;

  • posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;

  • obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe.

4.1) Izpolnitev zakonske obveznosti

Na osnovi določil v zakonu podjetje obdeluje podatke o svojih zaposlenih, kar mu omogoča delovnopravna in socialnovarstvena zakonodaja. Podjetje na podlagi zakonske obveznosti za namene zaposlovanja obdeluje predvsem naslednje vrste osebnih podatkov: ime in priimek, spol, datum rojstva, EMŠO, davčno številko, kraj, občino in državo rojstva, državljanstvo, prebivališče ipd.

4.2) Izvajanje pogodbe

V primeru, ko s podjetjem kot posameznik sklenete pogodbo, ta predstavlja pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov. Pogodba vam zagotavlja koriščenje ugodnosti in pogodbenih pravic.

Z začetkom uporabe naših storitev potrjujete, da ste prebrali Splošne pogoje poslovanja , ki so sestavni del pogodbe, ter jih razumete in v celoti sprejemate.


Vaše osebne podatke, ki nam jih boste posredovali ali nam jih bo posredovale tretje osebe na podlagi vaše zahteve bomo obdelovali za namen zagotavljanja vaših pravic iz te pogodbe, za preverjanje skladnosti uporabe s splošnimi pogoji poslovanja, za namen ocenjevanja ponudbe, optimiziranja ponudb ter stroškov ter dvig zadovoljstva kupcev, pri reševanju vaših vprašanj, pobud, ugovorov ali reklamacij ter za obveščanje o tehničnih, pravnih in drugih vprašanjih. Občasno vas bomo zaprosili za povratne informacije o zadovoljstvu z uporabo naše storitve. Podatke bomo obdelovali za namenom priprave posebnih ponudb in vas o njih obvestili na način, ki ga boste sami izbrali (na e-naslov, sms, ali v sklopu portala). Če posameznik osebnih podatkov ne posreduje, podjetje ne more skleniti pogodbe, prav tako vam podjetje ne more izvesti storitve oziroma dostaviti blaga v skladu s sklenjeno pogodbo, saj nima potrebnih podatkov za izvedbo.


Vaše osebne podatke smemo tako obdelovati za sklenitev in izvajanje pogodbe, kot je npr. prodaja blaga in storitev, članstvo v klubih ugodnosti, udeležba na dogodkih, izobraževanjih, promocijah ipd.. Podjetje lahko na podlagi opravljanja zakonite dejavnosti posameznike in uporabnike njenih storitev na njihov elektronski naslov obvešča o svojih o storitvah, dogodkih, izobraževanjih, ponudbah in drugih vsebinah. Posameznik lahko kadarkoli zahteva prekinitev tovrstnega komuniciranja in obdelave osebnih podatkov ter prekliče prejemanje sporočil preko povezave za odjavo v prejetem sporočilu, ali kot zahtevek po elektronski pošti na KdajBi.si@gmail.com ali z redno pošto na naslov podjetja.

4.3) Zakoniti interes

Podjetje lahko osebne podatke obdeluje tudi na podlagi zakonitega interesa, za katerega si prizadeva. Slednje ni dopustno, kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov. V primeru uporabe zakonitega interesa podjetje vedno opravi presojo skladno s Splošno uredbo.

Obdelava osebnih podatkov posameznikov za namene neposrednega trženja se šteje za opravljeno v zakonitem interesu. Podjetje lahko obdeluje osebne podatke posameznikov, ki jih je zbralo iz javno dostopnih virov ali v okviru zakonitega opravljanja dejavnosti, tudi za namene ponujanja blaga, storitev, zaposlitev, obveščanja o ugodnostih, dogodkih ipd. Za dosego teh namenov lahko podjetje uporablja navadno pošto, telefonske klice, elektronsko pošto in druga telekomunikacijska sredstva. Za namene neposrednega trženja lahko podjetje obdeluje naslednje osebne podatke posameznikov: ime in priimek posameznika, naslov stalnega ali začasnega prebivališča, telefonsko številko in naslov elektronske pošte. Navedene osebne podatke lahko za namene neposrednega trženja podjetje obdeluje tudi brez izrecne privolitve posameznika. Posameznik lahko kadarkoli zahteva prekinitev tovrstnega komuniciranja in obdelave osebnih podatkov ter prekliče prejemanje sporočil preko povezave za odjavo v prejetem sporočilu, ali kot zahtevek po elektronski pošti na KdajBi.si@gmail.com ali z redno pošto na naslov podjetja.

4.4) Obdelava na podlagi privolitve oz. soglasja

V kolikor podjetje nima pravne podlage izkazane na osnovi zakona, pogodbene obveznosti ali zakonitega interesa, sme posameznika zaprositi za privolitev oz. soglasje. Tako lahko obdeluje določene osebne podatke posameznika tudi za naslednje namene, kadar posameznik poda za to soglasje:

  • naslov prebivališča in naslov elektronske pošte za namene obveščanja in komunikacije;

  • druge namene, za katere se posameznik strinja s privolitvijo.

Če posameznik poda soglasje za obdelavo osebnih podatkov in v nekem trenutku tega več ne želi, lahko zahteva prekinitev obdelave osebnih podatkov z zahtevkom po elektronski pošti na KdajBi.si@gmail.com ali z redno pošto na naslov podjetja. Preklic privolitve ne vpliva na zakonitost obdelave na podlagi privolitve pred njenim preklicem.

4.5) Obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika

Podjetje lahko obdeluje osebne podatke posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, v kolikor je to nujno za zaščito njegovih življenjskih interesov. V nujnih primerih lahko podjetje poišče osebni dokument posameznika, preveri ali ta oseba obstaja v njegovi zbirki podatkov, preuči njegovo anamnezo ali naveže stik z njegovimi svojci, za kar podjetje ne potrebuje posameznikove privolitve. Navedeno velja v primeru, ko je to nujno potrebno za zaščito življenjskih interesov posameznika.



5) Hramba in izbris osebnih podatkov

Podjetje bo hranilo osebne podatke le toliko časa, dokler bo to potrebno za uresničitev namena, zaradi katerega so bili osebni podatki zbrani in obdelovani. V kolikor podjetje podatke obdeluje na podlagi zakona, jih bo hranilo za obdobje, ki ga predpisuje zakon. Pri tem se nekateri podatki hranijo za časa sodelovanja s podjetjem, nekatere podatke pa je treba hraniti trajno.

Osebne podatke, ki jih podjetje obdeluje na osnovi pogodbenega odnosa s posameznikom, podjetje hrani za obdobje, ki je potrebno za izvršitev pogodbe in še 6 let po njenem prenehanju, razen v primerih, ko pride med posameznikom in podjetjem do spora v zvezi s pogodbo. V takem primeru hrani podjetje podatke še 10 let po pravnomočnosti sodne odločbe, arbitraže ali sodne poravnave ali, če sodnega spora ni bilo, 5 let od dneva mirne razrešitve spora. Tiste osebne podatke, ki jih podjetje obdeluje na podlagi osebne privolite posameznika ali zakonitega interesa, bo podjetje hranilo do preklica privolitve ali do zahteve za izbris podatkov. Po prejemu zahteve za preklic privolitve ali zahteve za izbris se podatki izbrišejo brez nepotrebnega odlašanja, v vsakem primeru pa v enem mesecu po prejemu zahteve. Ta rok se lahko po potrebi podaljša za največ dva dodatna meseca ob upoštevanju kompleksnosti in števila zahtev. Organizacija obvesti posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, o vsakem takem podaljšanju v enem mesecu po prejemu zahteve skupaj z razlogi za zamudo. Izjema velja za tiste osebne podatke, pri katerih rok hrambe določa zakon. Podjetje lahko te podatke izbriše tudi pred preklicem, kadar je bil dosežen namen obdelave osebnih podatkov ali če tako določa zakon.

Izjemoma lahko podjetje zavrne zahtevo za izbris iz razlogov iz Splošne uredbe, kot so našteti: uresničevanje pravice do svobode izražanja in obveščanja, izpolnjevanje pravne obveznosti obdelave, razlogi javnega interesa na področju javnega zdravja, nameni arhiviranja v javnem interesu, znanstveno ali zgodovinsko raziskovalni nameni ali statistični nameni, izvajanje ali obramba pravnih zahtevkov. Po preteku obdobja hrambe mora podjetje osebne podatke učinkovito in trajno izbrisati ali anonimizirati, tako da jih ni več mogoče povezati z določenim posameznikom.



6) Pogodbena obdelava osebnih podatkov in iznos podatkov

Podjetje lahko za posamezne obdelave osebnih podatkov na osnovi pogodbe o pogodbeni obdelavi zaupa pogodbenemu obdelovalcu. Pogodbeni obdelovalci lahko zaupane podatke obdelujejo izključno v imenu upravljavca, v mejah njegovega pooblastila, ki je zapisan v pisni pogodbi oziroma drugem pravnem aktu in skladno z nameni, ki so opredeljeni v tej politiki zasebnosti.

Pogodbeni obdelovalci, s katerimi sodeluje podjetje so predvsem:

  • računovodske storitve in drugi ponudniki pravnega ter poslovnega svetovanja;

  • vzdrževalci infrastrukture (videonadzor, varnostne storitve);

  • vzdrževalci informacijskih sistemov;

  • ponudniki e-poštnih storitev in ponudniki programske opreme, storitev v oblaku (npr. Arnes, Microsoft, Google);

  • ponudniki družabnih omrežij in spletnega oglaševanja (Google, Facebook, Instagram ipd.).

Podjetje v nobenem primeru ne bo posredovalo osebnih podatkov posameznika tretjim nepooblaščenim osebam. Pogodbeni obdelovalci smejo osebne podatke obdelovati zgolj v okviru navodil podjetja in osebnih podatkov ne smejo uporabiti za katerekoli druge namene.

Podjetje kot upravljavec in njeni zaposleni osebnih podatkov ne iznašajo v tretje države (izven držav članic Evropskega gospodarskega prostora – članice EU ter Islandija, Norveška in Liechtenstein) in v mednarodne organizacije, razen v ZDA, pri čemer so pogodbeni obdelovalci iz ZDA vključeni v program Zasebnostnega ščita EU-ZDA (Privacy Shield). Več o Zasebnostnem ščitu EU-ZDA na spletnih straneh Informacijskega pooblaščenca: https://www.ip-rs.si/varstvo-osebnih-podatkov/obveznosti-upravljavcev/iznos-osebnih-podatkov-v-tretje-drzave/iznos-osebnih-podatkov-v-zda/



7) Piškotki

Spletna stran podjetja deluje s pomočjo t.i. piškotkov (angl. cookies). Piškotek je datoteka, ki shrani nastavitve spletnih strani. Spletna mesta piškotke shranijo v naprave uporabnikov, s katerimi dostopajo do interneta z namenom prepoznavanja posameznih naprav in nastavitev, ki so jih uporabniki uporabili pri dostopu. Piškotki omogočajo spletnim stranem prepoznavanje, v kolikor je uporabnik že obiskal spletno mesto. Pri naprednih spletnih straneh se lahko z njihovo pomočjo ustrezno prilagodijo posamezne nastavitve. Njihovo shranjevanje je pod popolnim nadzorom brskalnika, ki ga uporablja posameznik – ta lahko shranjevanje piškotkov po želji omeji ali onemogoči.

Piškotki so temeljnega pomena za zagotavljanje posamezniku prijaznih spletnih storitev. Uporabljajo se za shranjevanje podatkov o stanju posamezne spletne strani, pomagajo pri zbiranju statistik o uporabnikih in obiskanosti spletnega mesta, itd. S pomočjo piškotkov ocenimo učinkovitost zasnove našega spletnega mesta.

Spletna stran podjetja uporablja naslednje piškotke:

Ime piškotka

Čas trajanja

Funkcija

.AspNetCore.Identity.Application

7 dni

Uporablja se za razlikovanje med uporabniki.

DefaultLocation

seja

Uporablja se za določtev privzetega salona uporabnika.

Piškotke, ki jih je brskalnik shranil, lahko posameznik izbriše (Navodila za brisanje in upravljanje s piškotki se nahajajo na spletnih straneh posameznega brskalnika).



8) Varovanje podatkov in točnost podatkov

Podjetje skrbi za informacijsko varnost in varnost infrastrukture tako prostorov, kot tudi programske opreme. Naši informacijski sistemi so med drugim zaščiteni s protivirusnimi programi in požarnim zidom. Uvedli smo ustrezne organizacijsko tehnične varnostne ukrepe, namenjene varstvu osebnih podatkov pred naključnim ali nezakonitim uničenjem, izgubo, spreminjanjem, nepooblaščenim razkrivanjem ali dostopom ter pred drugimi nezakonitimi in nepooblaščenimi oblikami obdelave. V primeru posredovanja posebnih vrst osebnih podatkov, jih posredujemo v šifrirani obliki in zaščiteni z geslom.

Posameznik je sam odgovoren, da svoje osebne podatke posreduje varno in da so posredovani podatki točni in verodostojni. Podjetje se bo trudilo, da bodo osebni podatki, ki jih obdeluje, točni in po potrebi ažurirani, občasno se lahko obrnemo tudi na posameznika za potrditev točnosti osebnih podatkov.



9) Pravice posameznika glede obdelave podatkov

V skladu s Splošno uredbo ima posameznik sledeče pravice iz varstva osebnih podatkov:

  • Zahteva lahko informacije o tem, ali imamo njegove osebne podatke in, če je tako, katere podatke imamo ter na kakšni podlagi jih imamo in zakaj jih uporabljamo;

  • zahteva lahko dostop do svojih osebnih podatkov, kar mu omogoča, da prejme kopijo osebnih podatkov, ki jih ima podjetje ter preveri, ali jih podjetje obdeluje zakonito;

  • zahteva lahko popravke osebnih podatkov, kot je popravek nepopolnih ali netočnih osebnih podatkov;

  • zahteva lahko izbris svojih osebnih podatkov, kadar ni razloga za nadaljnjo obdelavo oziroma kadar uveljavlja svojo pravico do ugovora glede nadaljnje obdelave;

  • ugovarja lahko nadaljnji obdelavi osebnih podatkov, kjer se podjetje sklicuje na zakoniti poslovni interes (tudi v primeru zakonitega interesa tretje osebe), kadar obstajajo razlogi, povezani s posameznikovim posebnim položajem; posameznik ima pravico kadarkoli ugovarjati, če podjetje obdeluje osebne podatke za namene neposrednega trženja;

  • zahteva lahko omejitev obdelave svojih osebnih podatkov, kar pomeni prekinitev obdelave osebnih podatkov, na primer, če posameznik želi, da podjetje ugotovi točnost ali da se preverijo razlogi za nadaljnjo obdelavo osebnih podatkov;

  • zahteva lahko prenos svojih osebnih podatkov v strukturirani elektronski obliki k drugemu upravljavcu, v kolikor je to mogoče in izvedljivo;

  • prekliče lahko privolitev oziroma soglasje, ki ga podal za zbiranje, obdelavo in prenos svojih osebnih podatkov za določen namen; po prejemu obvestila, da je umaknil svojo privolitev, bo podjetje prenehalo obdelovati osebne podatke za namene, ki jih prvotno sprejel, razen če podjetje nima druge zakonite pravne podlage za to, da to stori zakonito.

Če želi posameznik uveljavljati katero koli od prej navedenih pravic, lahko pošlje zahtevek po elektronski pošti na KdajBi.si@gmail.com ali z redno pošto na naslov podjetja. Dostop do posameznikovih osebnih podatkov in uveljavljene pravic je za posameznika brezplačno. Vendar pa lahko podjetje zaračuna razumno plačilo, v kolikor je zahteva posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, očitno neutemeljena ali pretirana, zlasti če se ponavlja. V takšnem primeru lahko podjetje zahtevo tudi zavrne. V primeru uveljavljanja pravic iz tega naslova bo morebiti moralo podjetje od posameznika zahtevati določene informacije, ki mu bodo pomagale pri potrditvi identitete posameznika, kar je le varnostni ukrep, ki zagotavlja, da se osebni podatki ne razkrijejo nepooblaščenim osebam.

Pri uveljavljanju pravic iz tega naslova lahko posameznik uporabi obrazec Informacijskega pooblaščenca, ki je dosegljiv na njihovi spletni strani. Povezava na: https://www.ip-rs.si/fileadmin/user_upload/doc/obrazci/ZVOP/Zahteva_za_seznanitev_z_lastnimi_osebnimi_podatki__Obrazec_SLOP_.doc

V primeru, da posameznik meni, da so mu pravice kršene, se lahko za zaščito ali pomoč obrne na nadzorni organ (Informacijskega pooblaščenca). Povezava na: https://www.ip-rs.si/zakonodaja/reforma-evropskega-zakonodajnega-okvira-za-varstvo-osebnih-podatkov/kljucna-podrocja-uredbe/prijava-krsitev/

Če ima posameznik kakršnakoli vprašanja v zvezi z obdelavo svojih osebnih podatkov, se lahko vedno obrnete na naše podjetje preko elektronske pošte na KdajBi.si@gmail.com ali z redno pošto na naslov podjetja.



10) Prijava z Google računom

Aplikacija za prijavo uporablja Google račun. Prijava prek Google računa je poznana in prijazna do uporabnika in ne zahteva mučnega postopka kreiranja in potrjevanja uporabniškega gesla. Aplikacija in njeni avtorji nikoli nimajo dostopa do uporabniškega gesla in se na noben način ne morejo prijaviti v gruge strani ali druge uporabnikove Google storitve.
Če želite lahko kadarkoli odstranite dostop prek povezave https://myaccount.google.com/permissions.


11) Podatki Google Calendar

Aplikacija za svoje delovanje potrebuje dostop in upravljanje z uporabnikovimi Google koledarji. Vsa naročila, ki jih uporabnik vpiše prek aplikacije KdajBi, se shranjujejo direktno na Google koledar. Aplikacija dostopa le do podatkov na Google koledarjih do katerih ima upravičen in potreben dostop. Teh podatkov ne shranjuje ali prenaša v druge sisteme, prav tako jih ne kopira, podvaja ali deli s tretjimi osebami.
Google koledarji se uporabljajo izključno za shranjevanje naročil, vsi dostopi do koledarjev se lahko še vedno nadzirajo in upravljajo prek spletne strani https://calendar.google.com/.


12) Objava sprememb

Vsaka sprememba naše Politike o varstvu osebnih podatkov bo objavljena na spletnih straneh v lasti podjetja.

Z uporabo spletne strani posameznik potrjuje, da sprejema in soglaša s celotno vsebino te politike varstva osebnih podatkov.

Politiko varstva osebnih podatkov je sprejel Tomaž Kosmina dne, 15.09.2022

Romb d.o.o. ,

Tomaž Kosmina